Administration La Firme marketing (00:50)
On se lance dans un nouvel épisode de J'aime ta compagnie, intitulé Le chaos, ça te mobilise ou ça te vide. Bonjour à vous toutes et à J'espère que vous allez bien. On se lance dans un nouvel épisode qui sort directement d'un coaching que j'ai eu cette semaine avec un client avec qui on discutait de l'exécution de sa planification stratégique. On parlait de mettre en place des actions concrètes dans son quotidien. Puis c'est fou parce que la personne était 100 % démotivée.
pas à cause que c'était des mauvaises idées, un mauvais plan, qu'il ne savait pas où aller, c'est tout le volet organisation du travail qui l'embêtait, qui était qui finissait plus de finir. Ça faisait que la personne n'avait pas le goût de travailler sur le développement de sa business. Et là, je me suis dit, OK, c'est tellement vrai, il faut absolument que je fasse un épisode sur l'importance de bien organiser son travail au-delà des idées. Alors, let's
Let's
go! On part ça. Je vous partage ce à quoi j'ai pensé pour vous guider.
Dans le fond, y a trois choses clés que moi j'observe comme étant la base de l'organisation du travail. Il y a d'abord tout ce qui est notre espace, par la suite tout ce qui est prise de note et finalement on parle de priorité, de priorisation. Et c'est vraiment ça les trois leviers clés pour avoir le goût de travailler, pour avoir le goût de développer, pour avoir le goût de se mettre dans nos dossiers qui ne pas nécessairement évidents parce que développement veut dire bâtir, veut dire
avancer,
reculer, se tasser à gauche, à droite, réavancer, réessayer, se tromper, se faire dire non. Ce n'est pas nécessairement facile le développement. Alors on veut s'assurer d'organiser ce travail-là pour nous donner de la drive, nous donner du pep et nous donner le goût de le faire.
Quand je préparais cet épisode, justement, je me disais c'est fou parce que moi, personnellement, si vous rentrez dans mon bureau à l'improviste, vous allez comprendre où est-ce que je me trouve dans ma santé mentale juste en regardant la façon dont je prends mes notes. Et souvent, moi, c'est un marqueur super important. En ce moment, je pourrais vous Je pense que je vais prendre même une photo de ça. Puis, ça va, c'est parfait parce que ça sera...
Je vais utiliser ça pour promouvoir cet épisode sur les réseaux sociaux, je trouve ça trop drôle. Parce que là, en ce moment, si vous étiez avec moi, vous pourriez observer que sur mon bureau, c'est très chaotique.
un peu en train de l'échapper, ok? Si on peut dire. Pis moi c'est vraiment un gage de ça va bien ou je perds le contrôle de l'organisation de mon travail. Quand je perds le contrôle, là ce qui commence à se passer, c'est que dans chaque meeting, téléphone, je suis dans une tâche pis là j'ai une idée pour un client, je vais me mettre à prendre des notes sur plein de papiers, feuilles, il a des notes sur mes enveloppes de facture, il a des notes sur des post-it, pis là je vois que j'ai un papier de bord-tente qui est là avec
ma tisane, des notes pour tout le rebranding de J'aime ta compagnie avec mes nouveaux modèles conceptuels et là tout est en brouillon, brouaha. Et ça ce que ça fait, c'est que fait que j'ai pas le goût de m'asseoir à mon bureau le lendemain. Tu demain matin je vais m'asseoir pis je vais faire... sinon ben là, c'est faire là, ça me le dit pas pas toi. Donc moi personnellement, la façon dont j'organise mon espace et ma prise de notes me dit exactement, me renvoie un reflet, un miroir de comment ça va dans ma...
dans ma santé mentale et puis dans ma motivation, mobilisation pure à travailler. Alors, on y va avec nos trois leviers. Je vais commencer par l'espace. L'espace, vraiment le bureau dans lequel vous travaillez. Et moi, j'observe, j'ai la chance comme je vais dire directrice, développement, stratège, développement sur demande dans certaines équipes, j'ai la chance de collaborer avec plusieurs, plusieurs équipes. Puis il a des équipes qui sont juste en ligne, il a des équipes qui sont dans des gros
bureau
style usine, garage, y a des équipes qui sont au bureau style service très sérieux, complets cravates, il y a toutes sortes de monde dans mon environnement et j'observe qu'il y a une vibe, une énergie dans chacun des lieux de travail. Alors vous, je veux juste que m'assurer que dans le pilier 1, le levier 1 d'organisation de votre travail, vous êtes dans un environnement qui vous convient, qui vous ressemble, dans lequel vous n'avez pas trop de distractions. Quand je parle de
de
distraction. Oui, il peut s'agir d'humains qui viennent cogner pour vous poser une petite question ou qui viennent vous interrompre à qui mieux mieux pour vous partager la nouvelle Story School d'Instagram. Mais ça peut être aussi de la distraction, comme je parlais tantôt, des post-it partout, du papier de bord tendre, les huit paumassons avec mes anciens brevages dedans, des vieilles mes papiers de passeport qui ne pas faits. Donc là, peut sentir dans votre espace, est-ce que vous avez un certain
un contrôle sur la situation ou si vous subissez votre espace. Et le seul et unique truc que je peux vous donner aujourd'hui pour faire de votre bureau un espace sacré, dirais. On passe beaucoup de temps au travail, il faut être bien, ben c'est d'avoir un petit rituel d'ouverture de journée et de fermeture de journée. Souvenez-vous, là, je sais pas vous, mais moi j'ai travaillé au McDo quand j'étais c'est la veille, les gens avaient été un peu cabochons pis là...
On entrait sur notre lieu de travail et c'était tout sale. Il y avait beaucoup de choses à faire. C'était plate. Ici, veille, il y avait eu des gens top notch qui avaient pris le temps de bien faire le ménage du resto. Nous, commençait notre journée et c'était facile, c'était simple, ça donnait le goût. On se prenait un café et on chacun d'entre vous, vous allez avoir ce qui fait partie de votre rituel le soir, le matin. Mais moi, c'est sûr que le soir, ce que je vous invite à faire, c'est de tout ramasser.
ramasser les notes, tous les papiers qui traignent, transposer ça dans des notes plus structurées. On va en parler dans le pilier 2, les notes structurées. On veut pas séparpiller dans les papiers. Si on n'a pas le temps, ben, c'est de faire une belle pile propre de petits papiers, pis de se dire que le lendemain, on va garder une petite demi-heure, une heure pour transposer les notes toutes croches dans des documents qui se tiennent. Évidemment, faire le ménage, ramassez-vous et surtout, rituel de fin de journée, on essaie de fermer notre ordinateur.
et
dire ok là on coupe. Durant la pandémie, autres, c'était super important de faire ça parce qu'il y avait plus de coupures entre le monde du travail puis notre vie personnelle. Mais ça on veut que notre cerveau, notre cerveau il a besoin d'oxygène, il a besoin d'air ou sens propre et figuré. Donc une super façon de nous assurer de terminer notre journée, c'est de fermer ce bureau, de fermer la porte du bureau, de fermer l'ordinateur et de s'assurer que ça soit bien clean. Dans un monde idéal, dans ce rituel de fin
de
journée là aussi. Je vous laisse décider si vous le faites le soir ou le matin, mais moi, j'aime bien, et je n'y arrive pas en toute honnêteté, j'aime bien planifier ma journée du lendemain. Savoir c'est quoi mes grandes priorités du lendemain, c'est quoi mes rencontres, dans quelle énergie je dois attaquer ma journée. Est-ce que c'est une énergie d'enregistrement de balado? Est-ce que je vais être sur la route? Est-ce que je vais être en développement des affaires? Je vais faire des devis, des ventes, des offres de services. Est-ce que je vais être en train de développer mon logiciel à être vraiment
mode programmation, itération, optimisation numérique. Est-ce que je vais être au service de mes clients en consultation? Est-ce que je vais faire du travail de stratégie tout seul de mon côté? Donc moi, ça m'aide à planifier ma journée, même que ça m'aide à choisir comment je vais m'habiller. Si je suis toute seule, rôde bibliothèque chez nous, je vais m'habiller en mou, puis je vais pas me maquiller, puis je vais prendre so cool. Puis si je fais une tournée de clients, c'est sûr, je peux planifier mes vêtements, je peux planifier mes déplacements, je peux dire ok, je pourrais peut-être prendre une marche à ce moment-là, bouger à ce
Donc dans votre rituel de fin de journée, idéalement vous faites ça. Sinon, on passe maintenant au rituel d'ouverture de journée. Donc c'est sûr que moi, ça a l'air niaiseux, mais moi quand j'ouvre mon bureau le matin, ce que je fais, maintenant je travaille de la maison, j'ouvre la fenêtre. Hété comme hiver, l'hiver quand il fait moins 40, je l'ouvre 22 secondes. Mais là ce matin, il faisait un petit peu plus chaud, j'ai l'ouvert beaucoup plus longtemps et donc ça permet d'aérer l'espace. Et moi ça me dit...
je vais me dire en anglais, « clean slate », je commence une nouvelle journée, je mets mon air en bien à jour. C'est comme une façon, au sens figuré, de dire je nettoie l'énergie de la place et on repart à neuf. Pour ceux qui n'auraient pas aussi fait leur plan de journée la veille, on ouvre pas l'ordinateur et tout sans faire un plan de journée. Ce qu'on veut, c'est clarifier c'est quoi notre grand axe de développement dans notre journée, c'est quoi notre posture de journée en fonction des tâches qu'on va y mettre.
Ensuite, les trois projets clés qu'on veut terminer. Pourquoi on veut partir avec un plan de match, les trois projets clés? Puis je vais revenir avec ça dans le pilier numéro trois, qui est la priorisation. C'est que ce qui arrive quand on n'a pas de priorité, ben, on va finir notre journée, on va avoir travaillé comme des fous, puis on va avoir l'impression de n'avoir rien accompli. Et là ça, ça va nous démotiver. C'est là où je voulais dire, le chaos, ça peut nous vider notre énergie, parce que si tout est chaotique, on finit la journée sans honorer tout.
ce qu'on a accompli sans se taper dans le dos, on risque d'être en vide d'énergie pour commencer notre journée du lendemain avec Je passe maintenant au volet 2. Le deuxième pilier, c'est la prise de J'en parlais au début, moi c'est vraiment un miroir de ma santé mentale et de mon contrôle sur l'organisation de mon travail, prise de notes. Si on sépare pays et on n'a pas de modèle de processus, ça ne fonctionne pas.
Il n'y a pas de recette parfaite. Certains peuvent dire « moi j'aime bien prendre des notes dans mes listes sur mon téléphone cellulaire, quelconque outil de liste numérique ». Ça me permet d'être branchée avec le conjoint, la conjointe. Ça me permet de pouvoir prendre des notes quand je suis dans la file d'attente à l'épicerie.
Pour d'autres, j'observe beaucoup de prises de notes Je pense qu'il beaucoup de pertes de temps dans le fois, je vois des gens qui prennent beaucoup de notes. Là, tous les matins, ils vont retranscrire toutes les notes la veille qui n'ont pas été faites pour remettre ça propre. Ça, idéalement, on ne plus ça en 2026. Je n'ai aucun problème à ce que le matin, vous fassiez votre plan de journée sur papier pour pouvoir faire des checks au crayon. C'est très populaire. Il a beaucoup de gens qui aiment bien incarner leur journée en prenant un papier crayon le matin. n'a pas de souci. Mais par exemple,
exemple
si vous avez des rencontres, si vous êtes quelqu'un qui pose des piscines ou qui négocie des commandites pour un OBNL, si vous prenez toutes vos notes sur des petits papiers à gauche, à droite, tout croche, c'est très difficile de se retrouver et ça devient rapidement chaotique. Alors moi ce que je vous recommande, c'est un outil de de notes, il y en a plein, vous pouvez demander à YouTube quel est le meilleur outil de prise de notes, demandez à LIA, il y a des trucs par exemple dans Notion,
un
outil gestionnaire de projet, qui est très modelable selon vos besoins. pouvez avoir tous vos fichiers clients avec toutes les notes de chaque dossier client et où les notes de chacun des comités dans votre organisation, chacun des comités dans votre OBNL. pourriez simplement, moi j'ai commencé à faire ça dernièrement pour mes clients que j'accompagne plus en banque d'heures d'exécution ou quand on parle de, quand je suis stratèges sur demande dans une équipe, j'ai simplement un fichier Google Doc.
dans lequel je vais noter mes notes, mes notes d'exécution, d'action. Fait que je mets pas de flaflas là-dedans, je mets juste ce que j'ai à faire. Puis à chaque fois que j'ai une rencontre d'équipe, là, j'ai une bonne idée, je vais aller la noter. Fait que dans mon Google Doc, il a un espace comité ABC, un espace 2, 3, puis ensuite il y a ma to-do et je vais juste aller mettre des notes là-dedans.
Vous pouvez utiliser aussi votre gestionnaire de projet. Dans les gestionnaires de projet, il a des espaces de prise de notes. aussi structurer votre CRM, c'est-à-dire toutes les notes d'un client doivent aller dans le CRM, dans la fiche du client. L'idée ici, c'est d'avoir un processus. Si vous êtes tout seul, c'est une chose, faites-vous un processus pour vous. Si vous êtes en équipe, faites-vous une politique de prise de notes interne et assurez-vous d'informer tout le monde. Telle note va à tel endroit, telle note va à tel endroit d'avoir des modèles qu'on
conceptuels,
des modèles d'utilisation de prise de notes, de sorte à ce que ce soit facile de bien honorer la prise de notes et on ne veut pas s'éparpiller, comme moi je le fais en ce moment, n'a pas de motel de bon sens. Et aussi ça peut faire que si quelqu'un par exemple fait un accident de vélo et est en conjoint maladie pendant six mois, un drame arrive dans votre équipe, toutes les notes sont prises partout, à gauche, à droite. Je veux bien que telle personne s'organise bien dans son chaos et que n'affecte pas sa mobilisation au travail, mais après pour les
repenser le travail aux autres, ça devient très très très complexe. Alors tout ce qui est prise de c'est vraiment un endroit où ça peut rapidement devenir chaotique, démotivant, démobilisant. On peut être confus, on peut faire des erreurs, on peut perdre beaucoup de temps à retrouver nos notes. Alors faites attention à ça.
Le dernier pilier que je voulais aborder aujourd'hui, c'est l'aspect priorisation. Le client avec qui je discutais l'autre jour, c'est exactement cet endroit-là que lui s'est trouvé complètement vidé de sens, démobilisé, parce qu'il avait une liste interminable d'actions à faire, puis il ne savait plus par quel bout le prendre. Et souvent quand on manque de temps et qu'on a une liste interminable, ce que ça fait, c'est qu'on va être vraiment démotivé, démobilisé. Disons qu'on trouve un petit demi-heure pour faire du développement, mais on commence par quoi? Qu'est-ce qu'on fait?
Puis là, comme on est démobilisé, on risque d'être beaucoup moins productif avec nos 30 minutes que si on avait pris le temps d'identifier nos peu importe la façon dont vous archivez les actions à faire dans votre entreprise. Ça peut être un tableau Excel, ça peut être une liste sur un tableau blanc dans le bureau avec des post-it dessus. Ça peut être un gestionnaire de projet. Quand je parle d'un gestionnaire de projet numérique, je parle d'un Asana, Trello, Monday...
sont d'excellents outils qui peuvent vous permettre de prendre toute la pression ou les bonnes idées que vous avez dans votre cerveau et les coucher ailleurs, puis pouvoir mieux dormir la nuit parce que vous n'avez pas tout coincé dans votre tête. Mais le problème avec ça, c'est si tout est flat, si tout est à faire en même Peut-être que certains vous allez mettre des dates butoirs à vos projets, mais quand vous prenez le temps de regarder ça comme faut, vous avez mis l'équivalent de 15 heures de travail par jour, par personne pour y arriver.
Alors c'est pas réaliste. Peut-être que pour d'autres, vous mettez aucune date butoir, aucune priorité, puis là on fait juste avoir des listes interminables de bonnes ce que je vous invite à faire, c'est inspirer directement de la méthode Agile. J'ai jamais inventé ça. Dans la méthode Agile, pour la conception de développement logiciel, était question de backlog et de sprint. C'est une méthode qui a été développée en anglais. Donc dans le backlog, il y avait l'ensemble des possibilités, l'ensemble des actions qu'on souhaite faire. Puis dans le sprint,
C'est-à-dire, qu'est-ce qu'on met en place dans les deux prochaines semaines? Bien là, on allait dans notre backlog puis on allait isoler les 1, 2, 3, 4 projets clés prioritaires à exécuter dans les deux semaines à venir. Comme ça, on arrête de s'éparpiller puis après la fin du sprint, on risque d'avoir beaucoup à accomplir de choses. On risque d'être capable de dire, « Hey, bravo l'équipe! On a fait A, on a fait B, on a fait C, on célèbre l'avancement! Versus de dire « Hey, on avait 350 idées puis on en a fait juste 4. Aïe!
et on est donc ben push, ok? Puis que vous soyez seul ou en équipe, c'est vraiment ça l'effet que ça fait. Des fois, on travaille super fort, puis on oublie de reconnaître tout ce qui été accompli, les gains qui ont été faits. Et quand on y va en méthode de priorité, c'est extraordinaire parce que ça nous permet ça. En équipe, on peut même faire une rétroaction à la fin d'année. On envoie ça dans l'intelligence artificielle, tout ce qui est Puis, fais-nous un rapport de ce qui a été fait cette année en développement de l'entreprise, en développement de l'OBNL.
pour célébrer l'avancement, pas juste ce est à faire, d'avoir nos yeux sur tout ce qui manque pour que la business ou l'OBNL soit top notch, mais bien reconnaître le travail accompli. Et ça, c'est vraiment important, la priorisation, puis ça devient un peu comme se brosser les dents. On doit avoir une culture de la priorisation d'équipes, de comités et individuels. non seulement ça, mais on doit avoir une culture des priorités aussi.
dans le temps. C'est-à-dire, à tous les jours, je dois savoir clairement c'est quoi mes trois priorités la journée pour accomplir quelles priorités dans mon trimestre, pour accomplir quelles priorités dans mon année, pour accomplir quelles priorités dans mon plan de développement long terme. vraiment ça qui nous permet de jouer un peu au Tetris si on veut. De se dire, OK, combien j'ai de temps de développement à faire cette semaine? Il a des semaines, là, si vous êtes dans un kiosque en représentation pendant trois jours, il n'y en aura pas de
de
développement parce que le développement va dans la représentation. Mais la semaine vous dites, ok j'ai réussi à trouver trois heures dans ma semaine. Je commence avec un bloc de trois heures de développement, mais là je vais aller voir c'est quoi mes priorités dans le contexte de mes priorités trimestrielles, quelles sont celles que je pourrais découper en micro tâches et mettre à mon horaire cette semaine parce que j'ai un beau trois heures et avancer sur les bonnes affaires. Je veux surtout pas me mettre à scroller sur Instagram ou Pinterest en me disant, je fais de la
recherche, j'avance. Non, ce n'est pas le cas. Soyez intentionnel, soyez clair dans vos priorités, puis après, à la fin de la journée, de la semaine, dans votre rituel de fin de journée, je vous invite à célébrer ce qui est accompli pour rester motivé. Alors, j'espère aujourd'hui vous avoir inspiré à...
gérer le chaos comme il faut sur le plan de votre espace de travail. Comme dans un restaurant, tu sais, les cuisines, voit ça à la télé, là, nettoyez vos espaces. Est-ce que vos espaces sont mobilisants, inspirants? Est-ce qu'ils font que votre système nerveux panique parce qu'il est tout le temps en train de voir que c'est le chaos? Ou est-ce que votre système nerveux, est vraiment bien, il est ancré, il bien dans son espace, puis ça vous permet d'être créatif puis de trouver des belles solutions aux problèmes les plus importants à régler. Ensuite, votre prise de note. Est-ce que c'est chaos?
Est-ce que ça pourrait être mieux? Est-ce que vous pourriez prendre du temps cette semaine pour réfléchir à mieux structurer la façon dont vous prenez des notes, à créer une politique interne de prise de notes, d'archivage des notes, de partage des notes, de chaque note au bon endroit pour avoir moins de chaos, puis être en paix et pouvoir mieux développer. Et finalement, une structure de la priorisation, autant au niveau de l'entreprise, de l'OBNL, des comités, du conseil d'administration et des individus, autant que dans le temps. Comment on fait pour décider ce qu'on fait aujourd'hui?
qu'est-ce
qu'on fait cette semaine, qu'est-ce qu'on fait ce trimestre-ci, qu'est-ce qu'on fait cette année, qu'est-ce qu'on fait durant les cinq prochaines années, où est-ce qu'on veut se rendre ensemble, de sorte à arrêter de s'éparpiller, puis de sorte à savoir ce qu'on a à faire quand on a du temps à l'horaire de développement. Pour arrêter de s'éparpiller, on doit clarifier les priorités. Alors, sur ce, j'espère vous avoir inspiré. J'espère que vous êtes abonnés au Balado! J'espère que vous êtes abonnés parce que, de un, vous n'allez manquer aucun épisode et on s'assure à chaque semaine.
de vous outiller, de vous inspirer, de partir des problématiques qu'on voit avec nos clients en planif stratégique, mais aussi en exécution du plan de développement. On en voit tellement que c'est hyper facile pour nous de faire des supers épisodes. Alors, en étant abonnés, vous ne manquez rien de la valeur qui est générée dans le balado. Et aussi, vous nous rendez l'appareil parce que la meilleure façon pour nous de se faire trouver, c'est d'avoir des abonnés sur les différentes plateformes comme Apple Podcasts, Spotify. Alors, quand vous vous abonnez, vous nous aidez à prendre plus de place.
rayonner pleinement. Alors sur ce, je vous dis à la semaine prochaine, merci d'être là, merci de votre écoute!
