Administration La Firme marketing (00:50)
On se lance dans un nouvel épisode de J'aime ta compagnie. Aujourd'hui, on poursuit notre beau dossier pour se donner les moyens de ses ambitions et on parle d'outils. De comment on fait pour soutiller malheureusement, ce que j'observe sur le terrain, c'est qu'on voit ça plus gros que ça ne l'est réellement. Comme à l'habitude, je suis Marie-Michelle Bélanger et aujourd'hui, on jase de comment soutiller pour concrétiser nos ambitions les plus folles.
Avant de plonger dans le contenu, j'aime bien donner des petites nouvelles de comment ça va. On est en pleine transition de l'affirme marketing vers « j'aime ta compagnie », on fait un rebranding, ce n'est pas rien, on est très très occupé. C'est cute parce qu'aujourd'hui on parle d'outils, puis à la firme on est en train de développer un outil numérique pour aider les entreprises, les OBNL à savoir qu'est-ce qui donne des résultats concrets. On met du temps, de l'argent, de l'énergie sur des beaux projets, mais qu'est-ce qui a un réel impact sur les indicateurs de performance les plus…
les importants, les plus macros, et je me compliquais tellement la vie, j'étais super découragée, puis en fin de semaine, en tout cas, j'ai l'impression d'avoir eu une idée de génie pour réellement créer un outil qui n'existe pas encore, qui est utile, qui est pratique, qui est simple, et je suis bien excitée de ça. Je peux pas encore en parler là parce qu'il faut attacher les ficelles, il développer un peu plus, mais j'ai tellement hâte de vous parler de cet outil-là. Bref, j'arrive très très excitée.
et très énervé à l'idée de parler d'outils parce que je pense que c'est le nerf de la guerre pour pis moi je suis la première coupable de ça... à ne pas être le bottleneck de notre OBNL ou de notre entreprise. Bottleneck, veut dire que tout passe par nous, que tout reste coincé, qu'il faut «briefer» tout le monde, qu'il donner... qu'il micro-gérer parce que les gens ne savent pas quoi faire et donc...
On veut amennuiser ça avec des outils qui nous assurent de pouvoir déléguer, de pouvoir standardiser nos pratiques, d'assurer la qualité de la livraison de tout ce qu'on fait, de tout ce qu'on organise.
Et si on a des ambitions ça nous prend une structure d'outils pour bien travailler. Et aussi surprenant que ça peut paraître, le premier outil dont je veux parler aujourd'hui, ce n'est pas un logiciel. Il s'agit de processus.
Donc un processus, c'est quoi? C'est qu'on fait la liste de tout ce qu'on a à accomplir pour réaliser une tâche donnée, un produit ou un service donné. Par exemple, la création du balado, pour nous, on a un énorme tableau Excel, puis chaque colonne est une action qui doit être faite dans le processus. Puis quand la personne responsable fait cette action-là, elle va inscrire ses initiales et donc la personne qui vient après sait que c'est fait.
C'est aussi simple que ça. Ce n'est pas un gros logiciel, c'est un tableau Excel. Donc aujourd'hui, par exemple, je vais pouvoir mettre mes initiales pour dire que j'ai enregistré, fait le montage de l'épisode 108 dans le cadre du dossier Les moyens, ambitions.
puis avant d'avoir créé les processus pour l'ensemble de tout le travail qu'on a à faire dans notre organisation, dans notre OBNL, dans notre entreprise. Mais ça vaut pas la peine d'aller dans des gestionnaires de projet et tout parce qu'on va juste devoir toujours écrire à mi-tenne tout ce qu'on a à faire, puis on va réellement s'occuper à nourrir le gestionnaire de projet. Tandis que si on a créé tous nos
Par exemple, moi j'aime ta compagnie, j'ai parlé du balado, mais quand je vends une stratégie, là je ne me demande pas quelles actions je vais faire. Toutes les actions sont détaillées dans le bon ordre. Quand je fais ma comptabilité, j'ai ma check list de choses à faire, donc j'ai mon petit processus de sorte à pouvoir le plus possible éventuellement déléguer ou encore assurer la standardisation si des personnes viennent m'aider pour concrétiser des stratégies de développement des affaires, des planifications stratégiques. Je n'ai pas envie qu'on recommence de zéro à chaque fois, puis je n'ai pas envie que
selon avec qui on traite dans ma compagnie, il y a des hauts ou il a des bas dans la livraison, dans la qualité, dans les livrables qui pourraient être oubliés. Alors pour pas que ça arrive, on fait des processus. Puis avec l'IA, c'est super facile de concevoir des processus. J'ai commencé à refaire les processus internes dans mon entreprise. Je vous glisse vite fait bien fait comment je m'y prends, très, très concrètement. Moi, ce que je fais, c'est que je m'enregistre sur Zoom ou sur Loom, deux petits outils géniaux.
J'enregistre en train de faire la tâche. Donc une tâche que j'ai à faire dans ma semine, je profite de l'occasion pour faire mon processus en J'enregistre mon écran, face pendant que je fais la tâche et j'explique à voix haute ce que je fais. Ensuite, je vais télécharger la transcription de cet enregistrement-là et je vais utiliser l'IA pour créer une liste de choses à faire. Par la suite, si c'est une petite tâche,
Dans mon gestionnaire de projet, je vais créer une petite tâche récurrente avec le lien vers le Google Doc, qui est la formule à appliquer le processus étape par étape pour concrétiser la tâche. Si c'est plus complexe, je vais réellement créer un mon gestionnaire de projet, puis je vais créer dans le projet différentes tâches. Ça devient un projet modèle. Quand je vends ce projet-là, je ne fais que dupliquer le modèle et attribuer à chaque tâche.
le nom d'une personne, une date, etc. Alors là, ça se met à notre horaire. Vous voyez, ça peut être très, très simple avec l'aide de l'IA, de concevoir des processus. En anglais, vous allez entendre SOPs, souvent une formule qui est employée, pour nommer la liste des choses à faire pour livrer tel produit, tel service ou telle étape importante dans les opérations de votre entreprise ou votre OBNN.
un outil qui hyper important, c'est un gestionnaire de projet web. J'en ai parlé initialement dans l'outil 1 en parlant des processus.
Un outil de gestion de projet web, peut être un Trello, un Asadan, un monday.com ou encore ça peut être un tableau Excel qu'on utilise. C'est juste que quand on utilise un gestionnaire de projet, c'est très facile de pouvoir, par exemple, avoir des tâches récurrentes. C'est facile aussi d'attribuer un nombre d'heures à certaines tâches. Par exemple, si tous les jeudis, par exemple moi tous les jeudis, je fais un 30 minutes de comptabilité,
Donc, à toutes les fois que je fais fait, ma tâche va aller se remettre de façon automatisée la semaine prochaine, va aller réserver un 30 minutes de mon temps pour ça. Et donc, quand mes collègues regardent mon horaire, ils voient que jeudi prochain, j'ai un 30 minutes pour faire ma comptabilité. Donc, ils vont protéger ce 30 minutes-là et ils ne pas nécessairement m'ajouter des tâches à outrance quand ça déborde. OK?
Donc un gestionnaire de projet, c'est crucial pour ça, pour simplifier le temps, pour organiser votre horaire, votre place, pour vous assurer de ne rien oublier. Si on veut envoyer une info-lètre par semaine ou par mois, bien, même chose. C'est récurrent, on ne l'oubliera pas. Aussi, si vous avez des projets plus à long terme, si on parle d'un projet de transition de marque comme on vit de la firme vers Gemta Compagnie, un projet de transition de site Web, ou si vous vous vendez comme nous des planifications stratégiques qui durent sur
plus de six mois parfois, on ne pas oublier un livrable. Donc, pour chaque projet à nous, pour chaque projet client, on duplique notre modèle de planification stratégique, on attribue des tâches et au fur et mesure où on gère notre projet dans l'évolution du dossier, mais ce n'est jamais arrivé qu'on oublie un livrable parce qu'il a une tâche dans notre gestionnaire de projet.
L'idée ici, c'est d'arriver à intégrer le plus possible les processus que vous avez créés pour votre entreprise, votre OBNL, puis d'aller à tous les jours voir quelles tâches ont à faire. Vous faites vos tâches, vous les marquez comme faites et une fois par semaine, vous allez gérer l'ensemble de vos projets, réévaluer les priorités et vous assurer de ne rien oublier. Puis d'un employé à l'autre, d'un collègue à l'autre, on peut s'assurer de la standardisation, de la qualité, qu'il n'y a pas d'oubli et…
ou si je veux nommer que moi, ça m'est déjà arrivé dans ma vie d'avoir quelqu'un qui quitte mon entreprise très rapidement dans le Et puis là, ça a été super facile pour moi de dire quelles sont les tâches attribuées à telle personne en ce moment. Et j'ai redistribué ces tâches-là à d'autres individus. Puis par la suite, j'ai regardé dans la charge de travail où est-ce que ça déborde? Est-ce qu'on doit repousser des choses dans le futur? Est-ce que je dois appeler des clients pour annoncer qu'on repose dans le futur? Ou est-ce qu'on est capable d'assumer cette charge de travail là?
Donc ça simplifie, ça fait qu'on n'échappe rien dans les craques finales.
Troisièmement, ça nous prend des outils de mesure, des indicateurs de performance. Si vous écoutez le balado, c'est que vous êtes des ambitieux, des ambitieuses, qui travaillent fort. On veut s'assurer que toutes ces actions qu'on met à notre horaire, argent, cette énergie qu'on a investi dans le développement de l'eau bennelle ou de l'entreprise nous fait avancer, nous fait progresser. Et la seule façon de savoir si on progresse ou pas, c'est de se donner des outils de mesure de progrès.
Là aussi, ça peut être un simple tableau Excel. Moi, j'adore l'approche OQR de Google OQR. Vous pouvez aller regarder sur YouTube, il plusieurs tutoriels. L'idée avec l'approche OQR, c'est qu'on peut se donner un objectif très, je dans le rêve, dans l'abstrait. Ensuite, on se donne des indicateurs clé quantifiables très précis pour dire, OK, mon beau grand rêve dans les nuages.
comment je fais pour savoir si je l'accomplis. Et puis là, on peut se donner un objectif mensuel. Par exemple, disons moi, je dois avoir 10 rencontres exploratoires par mois. Ça, c'est mon objectif annuel. Puis là, après ça, à tous les mois, on va aller voir est-ce que j'ai oui ou non mes 10 rencontres exploratoires par mois. Et là, on fait différentes colonnes par mois et ça nous permet simplement de mesurer, je mets beaucoup d'efforts dans le balado, par exemple, dans mon infolette pour générer...
des rencontres exploratoires. Est-ce que j'ai davantage de rencontres exploratoires qu'avant le balado ou pas? Est-ce que j'arrive à en avoir plus, plus souvent? Ou si je vais encore des grosses denties dans mon Donc ici, c'est hyper simple, mais c'est vraiment le nerf de la guerre qu'on travaille fort que de s'assurer que tous nos efforts nous font avancer, font bouger les chiffres macros. Et ici, en termes d'indicateurs, max trois à cinq indicateurs clés.
pour voir si vous avez une bonne réputation, si d'un point de vue financier ça va bien, si le moral de l'équipe est là. Est-ce qu'on est productif, est-ce qu'on a le goût de travailler, est-ce qu'on est content d'être au bureau. Donc vraiment, mesurer ce que vous faites, c'est un outil hyper important. Tous les premiers du mois, allez renseigner vos chiffres, partagez à votre équipe. Et ce que ça abo, c'est quand les chiffres montent, l'équipe va retrouver une
plein de motivation à travailler autant au développement des affaires que dans les opérations courantes de votre OBNL ou de votre entreprise.
Alors, en termes de conclusion, pour se donner les moyens de nos ambitions, c'est beau de rêver grand, c'est beau de planifier, d'avoir une vision, mais c'est vraiment dans les outils qu'on arrive à opérationnaliser, à assurer le suivi des opérations, la rigueur dans le travail, de ne pas en échapper. Et encore là, faites attention, on veut pas des outils qui vont nous occuper pour le plaisir de s'occuper. On veut des outils qui nous aident à être pragmatiques, à bien choisir les priorités.
et à mesurer l'effet de notre travail sur les indicateurs clés. À titre de rappel, cet épisode fait partie d'un dossier pour donner les moyens de nos ambitions en début d'année. Le dossier a commencé à l'épisode 106. Alors si c'est le premier épisode de Gemme Ta Compagnie que vous avez écouté, je vous invite à aller reprendre le dossier du tout début à l'épisode 106. Et à titre de rappel, on a un billet de blog complet qui va inclure tous les épisodes liés au dossier.
ainsi que tous les outils qui sont liés. Il y a un outil d'une page qui rappelle l'ensemble des moyens de vos ambitions, ainsi que le lien vers un webinaire complet pour aller beaucoup plus loin dans la démarche et un webinaire qui a été offert par la SADC de Shawinigan, mais qui a assuré le rayonnement du webinaire dans tout le réseau des SADC partout dans le Québec. Donc, pour ceux qui veulent aller plus loin, pouvez aller écouter le webinaire en asynchrone. Tout est dans les notes d'épisode. pouvez aller dans le billet de bloc et
tous les outils s'y je vous invite à vous abonner au balado. C'est vraiment ce qui fait la différence pour la découvrabilité de notre beau balado qui est gratuit. Et sur ce, vous dis rendez-vous la semaine prochaine. On va parler d'un sujet que j'adore, on va parler d'argent. L'argent est important pour se donner les moyens de nos ambitions. Alors je vous dis à la semaine prochaine.
