Marie-Michèle Bélanger marketing (00:50)
C'est parti pour un autre épisode de J'aime ta compagnie, épisode 70. C'est l'épisode 3 de 3 de notre dossier Restructuration d'entreprise. Aujourd'hui, on parle d'optimiser les coûts de notre entreprise sans compromettre l'essentiel. Bonjour à vous toutes et tous. Comme à l'habitude, je suis Marie-Michelle Bélanger, stratège marketing à la firme. Et aujourd'hui, je partage mes idées pour assainir les finances de nos organisations.
sans trop nuire à notre motivation comme entrepreneur, sans trop nuire à la motivation de l'équipe qui reste et aussi sans diminuer la qualité des produits ou des services qui sont livrés à nos clientèles qu'on aime d'amour, qu'on aime profondément et qu'on veut continuer de servir même si le contexte n'est pas nécessairement facile. Je vous remets justement, parlant de contexte, je vous remets dans le contexte
Donc il y a quelques semaines, j'ai eu à licencier pour des raisons économiques une de mes collègues qui était à temps plein avec moi dans l'organisation, Catherine, Catherine qui a été longtemps sur le balado avec moi, qui était ma partenaire en crime comme je l'ai dit. J'ai eu à discussion difficile et je trouvais qu'il n'y avait pas assez autour de moi de discussion qui parlait des vraies affaires comme ça. Alors je me suis dit que premièrement, j'allais partager mon expérience, partager ce que j'avais vécu, ce que j'avais appris.
Question de pouvoir soutenir mes collègues, les auditeurs du balado, les clients de la firme à savoir comment reconnaître les signes qui étant de restructurer notre organisation. Ça c'était l'épisode 1 de Ensuite, de voir comment on peut booster nos ventes, améliorer nos ventes. Ça c'était l'épisode 2 de 3. Et aujourd'hui l'épisode 3 de 3. Après avoir fait tout ça, ben il faut couper dans les dépenses, malheureusement.
quand on doit restructurer notre entreprise.
l'épisode 1 de 2 et 2 de 2, je vous invite à vous rendre sur le site de la firme section Balado. Vous allez trouver l'épisode de restructuration d'entreprises et les trois épisodes vont être dans la même page. Commencez par les deux premiers pour ensuite terminer par celui-ci. Donc, on plonge dans les différentes étapes à passer pour retravailler nos coûts d'entreprise, pour assainir nos finances.
D'abord, il commencer par analyser toutes nos dépenses. Il faut jeter un œil où est-ce que l'argent va à tous les mois ou sur une année donnée pour voir qu'est-ce qui est nécessaire, qu'est-ce qui est réellement des investissements. Puis, je l'ai dit dans les deux épisodes précédents, moi j'ai engagé une collègue qui est experte en direction des organisations, direction des opérations et c'est une des premières choses qu'on a faites ensemble, c'est qu'on a sorti tous les coûts.
Puis des beaux rapports, c'est très vous avez un outil de comptabilité, de gestion, de la comptabilité en ligne. C'est facile de sortir une liste des coûts de la dernière année des dépenses. Où est-ce que est allé votre argent? Même si vous vous amusez avec des marqueurs, hein, puis allez, bon, bien ça, je suis sûre que c'est essentiel. Ça, je ne pas sûre, puis ça, ce n'est vraiment pas essentiel. Donc, faites le travail d'analyser l'ensemble de vos dépenses.
Interessez-vous à savoir, est-ce que vous avez optimisé chacune des dépenses? Est-ce que chacune des dépenses rapporte suffisamment de revenus ou du moins de retours sur investissement? Et discussion plus difficile, qu'est-ce qu'on doit couper? Est-ce qu'on doit couper notre espace de bureau ou est-ce qu'on peut
de l'énergie qu'on prend? Est-ce qu'on peut couper dans les outils qu'on utilise? Est-ce qu'on peut renégocier des fournisseurs, trouver des fournisseurs moins chers? Donc, on doit vraiment regarder où est-ce qu'on peut couper ou optimiser.
Ici, je vais faire mon petit éditorial de transages que moi j'ai appris dans la démarche. C'est que souvent, en termes de dépenses, on est habitué à dépenser certaines choses. On est habitué de mettre tel, tel, tel argent sur des outils. On est habitué de déléguer X, Y, Z, H. On est habitué de prendre beaucoup de temps pour faire des choses qui n'ont que très peu de retours sur investissement.
Et donc, par habitude, on va enliser l'entreprise en termes de dépenses sans même s'en rendre compte. Alors, c'est pour ça que je vous invite à vous faire challenger par des gens de l'externe. Moi, ce n'est pas pour rien que je suis allée engager une collègue à la direction des opérations pour venir faire du ménage dans mes affaires. Je voyais plus clair qu'est-ce qui ramène de la vraie valeur, qu'est-ce qui n'en ramène pas assez. Une des premières choses qu'on a faites, c'est revoir, bon, mais c'est quoi les outils qu'on utilise à la firme, comment optimiser ces dépenses-là.
Est-ce qu'on peut laisser aller des outils? Est-ce que si c'est nécessaire, on peut trouver un meilleur outil à moindre coût? Donc ça, c'est des questions très, très importantes d'analyser ses dépenses et de garder uniquement l'essentiel. Et ce qu'on garde, on doit l'optimiser.
Deuxième question à se poser, est-ce qu'on peut renégocier des ententes? Est-ce qu'on peut s'intéresser à nos fournisseurs, leur demander de baisser un peu leur coût, acheter en plus gros? Est-ce qu'on peut aller voir des pigistes si on se rend compte que certains pigistes qu'on embauchait coûtent pas mal cher puis qu'on pourrait trouver la même qualité de service à moins Est-ce qu'on peut renégocier certains beaux...
On peut penser à notre bail de bureau, de dire est-ce qu'on peut négocier à la baisse, est-ce qu'on peut demander un sursis de paiement, est-ce qu'on peut louer un espace de co-working et laisser aller le bureau, est-ce qu'on peut travailler à distance pendant quelques mois, quelques années pour reprendre le dessus sur nos finances, est-ce qu'on peut sous-louer de l'espace de bureau, est-ce qu'on peut sous-louer de l'espace d'entreposage, est-ce que, disons que moi je suis un ébéniste et j'ai...
un bel endroit pour travailler le bois, est-ce que la fin de semaine, quand moi j'ai pas le goût de travailler, je peux sous-loer mon espace à des gens qui pourraient faire de l'ébénisterie chez nous. Donc c'est de repenser vraiment à tout ce qui est bail, location, qui sont des coûts récurrents, fixes, sont onéreux, est-ce qu'on peut optimiser tout ça. Et finalement, tout ce qui est crédit, dette, est-ce qu'on peut consolider nos dettes, est-ce qu'on peut demander un moratoire, une pause sur les paiements des dettes.
bourse à nos bailleurs de fonds, à nos banquiers pour alléger le poids sur le flux de trésorerie pendant qu'on est en période de Troisièmement, optimiser nos J'ai parlé d'habitude plutôt, dans les opérations, c'est vraiment un enjeu. Souvent, on devient habitué de faire certaines tâches qui sont plutôt lourdes, calordies, on fait trop bien les choses parfois, on va faire des tableaux Excel pour
tout faire parfaitement. Finalement, on vient très très lourd. Ça ramène pas de valence, ça nous aide pas à être plus productifs, mais ça nous occupe. Et ça, mange les opérations de votre entreprise en ce moment. Donc, il rapidement identifier c'est quoi dans les opérations qui sont des habitudes qui coûtent beaucoup d'argent en termes de productivité à comment on y arrive à faire ça? Bien, premièrement, ça prend un audit du temps. Sur un mois, deux mois, trois mois, on traque.
Tout ce qu'on fait, on demande à l'équipe d'embarquer avec nous. On peut utiliser un outil comme Clopify qui est gratuit ou pas très cher pour dire où est-ce que va notre temps. Ensuite, on voit où est-ce que vampires du temps, donc des tâches, des dossiers qui vont tirer tout le jus du temps de l'équipe finalement et qui ne rapportent pas suffisamment de revenus. On peut voir, est-ce qu'il des tâches qu'on arrête?
des processus qu'on arrive à calourdisse beaucoup trop le travail. Est-ce qu'on peut automatiser certaines tâches? On se rend compte qu'on met beaucoup de temps pour faire x, y, z avec les outils d'intelligence artificielle, avec tous les logiciels qui existent. Est-ce qu'on automatiser certaines choses pour rendre le quotidien beaucoup plus doux? Est-ce qu'on peut réorganiser ou standardiser certains processus qui ne le sont pas assez? Disons que Joséphine, ça lui prend trois heures, faire la même tâche que Joséphine, ça y entraîne à huit.
On devrait peut-être revoir un processus pour tout le monde. Si Joséphine est capable de le faire en trois heures avec toute la même qualité attendue, Joséphine devrait embarquer dans le même genre de processus. Parfois, doit réorganiser ou se rendre compte qu'on n'a pas les bonnes personnes aux bonnes chaises. Ça peut alourdir nos opérations. Des fois, il replacer nos équipes, la bonne personne sur la bonne chaise pour nous assurer d'être productifs.
Point numéro 4, c'est le recours ultime. C'est la décision la plus difficile. On la prend uniquement quand c'est inévitable pour assurer la survie de l'entreprise, c'est les licenciements. Donc, on parle de licenciements pour des fins économiques. Ça veut dire qu'on n'a plus assez de travail ou d'argent pour payer nos employés. On doit laisser aller des gens.
Avant de laisser aller des gens, posez-vous la question, est-ce que la situation actuelle, elle est temporaire? Est-ce que ça va durer quelques semaines, quelques mois, tout au plus? Est-ce que j'ai tout fait, tout le reste, pour essayer que ça marche? Booster mes ventes, couper mes dépenses. Est-ce que j'ai les bonnes personnes dans mon entreprise, mais qui ne sont pas sur la bonne chaise? Est-ce que je peux juste refaire un jeu de chaise qui va rendre ça optimal, qui va rendre l'entreprise rentable?
Avant aussi de prendre la décision de licenciement, vous pouvez peut-être penser à couper dans les heures, à faire des temps partiels, proposer ça à vos employés, proposer des congés sans soldes, des sabates. Peut-être que pour certains, ça va les Évidemment, sans surprise, on parle de gels de salaire ou de couper dans les bonnets. S'il y en avait qui avaient des gros bonnets, on peut commencer par couper ça avant de couper des emplois.
On peut faire des gels salarial pendant des mois, des années peut-être, même si nos employés sont bien, ils vont quand même rester avec nous si il un gel de salaire. vont participer dans le fond à relever l'organisation. Puis pour certains, n'entend pas... Moi j'ai souvent vu ça passer le plus en grande entreprise, des propositions de départs volontaires avec compensation. De dire, bien, à tous ceux qui veulent quitter, vous aurez tel package, vous pouvez quitter de votre propre gré parce qu'on est en restructuration puis on doit malheureusement laisser aller des gens.
Ça peut être intéressant parce que là, les gens vont faire le choix de quitter. Ceux qui restent veulent vraiment rester. ça opère une forme de ménage financier dans l'organisation. Quand on doit absolument passer au licenciement. Moi, j'ai trouvé ça particulièrement difficile parce que c'est sûr qu'on a des relations quatre-neuf mois en étant en proximité, à tous les jours ensemble. Ça faisait quatre ans qu'on travaillait ensemble.
Donc je parle d'un exemple très très concret, tangible, que j'ai personnellement vécu. J'en parle avec humilité. Je suis certainement pas parfaite là-dedans, mais ce que j'ai tenté de faire, moi, puis ce que je vous invite à faire, c'est communiquer clairement, rapidement et de façon la plus transparente possible ce qui se passe. J'ai déjà été en grande entreprise, moi, puis on était rachetée par une autre organisation. Puis pendant des mois, j'avais peur de perdre ma job. J'étais enceinte à ce moment-là.
Je tentais de cacher ma grossesse parce que des fois, je rentrais le matin et ouf, ils ont mis à pied Martine. Martine qui était là depuis 26 ans dans l'entreprise, qui était une avocate de haut niveau en ville, puis ils ont laissé aller Martine. Alors moi, je savais que la petite jeune, chargée de projet aux communications, j'allais pouvoir sauter. Donc, je vivais dans la peur, je savais pas ce qui s'en venait, je savais pas si j'allais perdre mon emploi, j'étais enceinte.
Par rapport à moi et à Catherine, dans mon organisation, j'ai été la plus transparente possible, la plus honnête possible et la plus claire possible sur ce qui se passe à telle date. C'est comme ça que ça va se passer. Et en deuxième point, quand on licence les gens, je pense qu'il faut faire tout en notre possible pour les soutenir dans la transition. On peut penser à différentes choses. On peut penser à les référer à d'autres entreprises pour qui on est crédible, auprès de qui on a du poids peut-être.
on peut leur écrire des lettres de référence, on peut leur offrir du soutien psychologique de quelconque forme. Donc, pensez à ce dont les personnes qui quittent ont besoin pour une transition la plus douce possible, la plus fluide possible et je dirais même, je dirais jusqu'à dire, la plus payante pour eux parce que quand on s'en fait vraiment pour notre équipe qui quitte, bien, qu'est-ce qu'on peut mettre en place pour nous assurer?
que cette personne-là va trouver des emplois à la hauteur de leurs ambitions, avec de belles conditions de travail, puis des emplois qui leur correspondent aussi. Parce que c'est intéressant, moi, dans la démarche, Katrina, puis vous pouvez lui écrire directement pour en apprendre davantage sur ses aspirations. Mais ses aspirations étaient vraiment différentes de son emploi à la firme. Donc, quelque part, là-dedans, elle, elle a l'opportunité de réorganiser sa carrière. Et moi, je n'ai pas dit « Eh, il faut que tu ailles travailler là ou faut que tu ailles travailler là
Je lui demandé où est-ce que tu vas aller, comment je peux t'aider, puis j'ai tout fait en mon possible pour l'aider à se replacer là où elle voulait aller dans sa vision de développement de sa carrière. Alors ici, quand on licencie, je reviens communiquer clairement de façon transparente et précise les grandes étapes puis accompagner vos personnes qui quittent dans le transfert.
C'est éditorial ici de prendre soin de ceux qui restent, que ce soit vous-même, que vous ayez d'autres membres dans l'équipe parce que ces gens-là vont devoir se remettre un couteau en haute-lid pour que ça fonctionne, vont reprendre des tâches. Alors, ma question précédente quand je disais de laisser aller certaines tâches, d'automatiser certaines tâches, elle était pertinente parce qu'on ne pas ceux qui restent en burn-out fonctionnel non plus. On ne pas que
Ça a un impact sur la qualité des produits et services de nos clients. Donc, faites tout en votre possible pour prendre soin de ceux qui restent pour assurer le plus possible que tout le monde soit bien et que les clients reçoivent la même qualité de produits ou services. Avant de vous quitter, comme dans les précédents épisodes, j'ai préparé des questions pour vous. vous, amenez à réfléchir à votre réalité puis pour vous aider à avoir plus clair sur votre situation. Des questions que j'aurais aimées.
Moi, j'aurais aimé trouver cette liste-là sur Internet. la première, est-ce que j'explorais toutes les options possibles pour réduire les coûts de mon entreprise avant de couper les effectifs? Question numéro deux, est-ce que la réduction des effectifs est nécessaire pour la survie de mon entreprise? Question numéro trois, quelles sont les postes ou compétences clés à préserver pour maintenir l'efficacité de mon entreprise? Question quatre, est-ce que j'ai une stratégie pour soutenir les employés qui restent après la coupe?
Question de Mérot 5, ai-je un plan d'accompagnement pour ceux qui quittent l'entreprise? » Alors en conclusion, j'espère vous avoir guidé. Je ne suis pas une experte en restructuration d'entreprises. Loin de là, j'ai partagé mes apprentissages avec humilité, avec bienveillance, avec une forme de générosité aussi, parce que moi j'aimerais observer mes collègues entrepreneurs être plus transparents sur ce qu'ils vivent. Moi, je me serais sentie moins seule si on...
vous avez vu un petit peu plus d'exemples comme le mien sur Internet, faites-vous accompagner, allez chercher des experts en opération qui vont vous aider à regarder ça avec un pragmatisme éclairant. Souvent, je reviens, on est pris dans des vieilles habitudes comme gestionnaire, comme employé. Moi, je suis une employée de la firme et je n'étais pas optimale. Mon équipe n'était pas optimale parce qu'on ne s'en rendait pas compte qu'on ne faisait pas assez d'efforts de vente, entre autres.
Avoir une personne externe va venir nous challenger sur ce qu'il faut exactement faire pour relever l'entreprise étape par étape. Et puis, si une étape ne fonctionne pas assez, on passe à l'autre. Si malgré les efforts, on ne voit rien remonter, on passe à l'autre. Et puis, bref, je ne pourrais pas le dire assez, moi, me faire accompagner d'un expert en direction des opérations.
Ça a changé ma vie et elle continue de m'accompagner pour m'aider à avoir clair dans cette période plutôt houleuse et dans laquelle je vis beaucoup d'émotions parce que tout ce que j'ai investi dans mon entreprise, tout ce que j'ai investi dans mes employés dans le passé, c'était important. Ne serait-ce que le balado, j'aurais pu décider de couper le balado. J'ai tellement investi tant d'argent et d'énergie là-dedans. Tous les employés à la firme.
Ils ont eu accès à des masterminds, à des formations, coaching one-on-one que la firme a Moi, j'ai formé les gens aussi qui sont rentrés et repartis de mon entreprise. C'est énormément d'énergie que j'investis. Donc quand tu réorganises, tu laisses aller des gens, c'est dur, émotionnellement, de prendre des décisions éclairées parce qu'on s'attache à tout ce qu'on investit aussi. Donc, ça conclut mon point. Faites-vous accompagner par des experts dans la...
qui vont vous aider à avoir clair, vont vous soutenir là-dedans parce que c'est vraiment pas évident, vous allez avoir besoin de soutien, même psychologiquement, pour bien faire ça, un soutien pour prendre les bonnes décisions de façon pragmatique et un soutien pour vous parce que c'est très difficile à vivre. Je vous dirais aussi d'aller vous entourer de collègues, à vous aller déjeuner, aller dîner, parler des vraies affaires. Vous allez rapidement vous rendre compte que vous n'êtes pas seul dans cette réalité-là qui a des enjeux en ce moment qui sont assez...
universelle, puis ça fait du bien, ça c'est juste pour faire un petit baume à l'entrepreneur en Faites-vous du bien, allez parler avec des gens qui vivent la même chose que vous, serrez-vous les et surtout partagez cet épisode, partagez-le à des entrepreneurs qui, comme ont à restructurer leur entreprise pour s'adapter aux marchés qui évoluent, à la guerre commerciale, à la à l'après-pandémie COVID, à...
tout ce qu'on sait qui nous arrive dans notre société moment, qui font que développer notre entreprise, n'est plus aussi simple Je vous quitte en vous disant, allez vous abonner au Balado si ce n'est pas déjà fait. C'est super important, c'est ce qui nous aide sortir en premier dans les moteurs de recherche de Balado. C'est aussi ce qui va vous aider à développer votre entreprise parce que chaque semaine, on va développer des trucs et astuces. On partage tout ce qu'on sait.
pour aider les entreprises sans département marketing qui veulent prendre plus de place, qui veulent assurer le succès de leur entreprise et la rendre la plus robuste possible. Alors sur ce, je vous dis à la semaine prochaine!
